Fel2SAP
Cuánto le cuesta a tu empresa digitar facturas de compra en SAP
El proceso manual que nadie cuestiona
En empresas guatemaltecas que usan SAP Business One o S/4HANA, el registro de facturas de compra sigue siendo un proceso manual. El equipo contable descarga XML del portal SAT, abre SAP, va a Factura de Proveedores (A/P Invoice), y digita campo por campo: proveedor, número de documento, fecha, líneas con artículos, impuestos y distribución contable.
Cada factura toma minutos. Multiplicado por cientos al mes, son semanas de trabajo dedicadas a copiar datos de un sistema a otro.
El costo en tiempo
Registrar una factura de proveedor en SAP toma entre 4 y 10 minutos dependiendo del número de líneas y la complejidad del mapeo contable. Con 200 facturas mensuales, eso son entre 13 y 33 horas.
En SAP el proceso es especialmente lento porque requiere buscar el Business Partner correcto, mapear cada artículo al Item Master, configurar la distribución por centro de costo y verificar que los impuestos (IVA) estén correctos según la parametrización fiscal de Guatemala.
El costo en errores
Errores frecuentes al digitar facturas de compras de proveedor en SAP:
- Business Partner incorrecto asignado - Item Code equivocado o genérico en vez del artículo real - Tax Code incorrecto (afecta el libro de compras) - Distribución por centro de costo equivocada - Número de documento duplicado - Fecha que no corresponde al periodo fiscal abierto
En SAP, corregir una factura de proveedor registrada requiere una nota de crédito y re-registro. Esto duplica el trabajo y complica la auditoría.
El costo en cierre contable
El cierre mensual en SAP depende de que todas las facturas de compras estén registradas. Cuando hay rezago, el balance de cuentas por pagar no cuadra, el libro de compras queda incompleto y la declaración fiscal se atrasa.
Equipos contables trabajando horas extra al cierre de mes para digitar facturas de compras pendientes es la norma, no la excepción.
La alternativa: registro automático en SAP
Con HaaB Fel2SAP, cada factura de compra emitida a tu NIT se registra automáticamente en SAP. La A/P Invoice se crea con Business Partner mapeado, líneas de artículo, IVA correcto y distribución contable.
Tu equipo contable pasa de digitar a revisar y aprobar. El cierre mensual se adelanta días, no horas.
Compatible con SAP Business One (v9.3, v10, HANA) y SAP S/4HANA. Implementación en 4 a 8 semanas.